Архив

Основными функциями являются:

• комплектование описей документов в архиве;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• обеспечение обработки, учета и сохранности архивных документов;
• своевременная передача в государственный архив Белгородской области документов с установленными сроками хранения;

Основными задачами архива являются:

1. обеспечение учета и сохранности, надлежащее использование документов, хранящихся в архиве;
2. организация приема документов структурных подразделений университета, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и со сроками хранения не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством;
3. разработка и согласование с государственным архивом Белгородской области графики представления описей дел на рассмотрение комиссии управления по делам архивов Белгородской области и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
4. составление и предоставление не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение соответствующей комиссии учреждения и комиссии управления по делам архивов Белгородской области;
5. создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом ОГКУ «Государственный архив Белгородской области»;
6. информирование руководства и работников университета о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного или научного использования для работы в помещении архива;
7. исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдача копий документов и архивных справок, вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
8. проведение экспертиз ценности документов, хранящихся в архиве, участие в работе постоянно действующей соответствующей комиссии университета;
9. оказание методической помощи службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирование правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив университета;
10. ежегодное предоставление в государственный архив Белгородской области сведения о составе и объёме документов в установленной форме;
11. подготовка и своевременность передачи документы Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;
12. осуществление контроля за формированием дел и оформлением документов в делопроизводстве университета.