Канцелярия

Целью деятельности канцелярии является:

• организация работы по ведению и учету делопроизводства, в том числе с использованием системы электронного документооборота, а также хранение оригиналов документов согласно установленным срокам.

Основными функциями канцелярии являются:

• организация делопроизводства в университете;
• организация и внедрение электронного документооборота в университете, в части возложенных на канцелярию функций;
• обеспечение единого порядка документационного обеспечения в университете.

Канцелярия выполняет следующие задачи:

• организует работу по ведению и учету делопроизводства в университете;
• осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях университета;
• обеспечивает своевременное поступление документов, предоставляемых для рассмотрения ректором университета;
• проверяет оформление документов на соответствие требованиям инструкции по документообороту;
• регистрирует подлинники организационно-распорядительных документов университета (приказов, распоряжений и др.), обеспечивает рассылку скан-копий в целях ознакомления с ними;
• осуществляет прием, регистрацию, обработку, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, в том числе внутренней);
• осуществляет регистрацию договоров гражданско-правового характера;
• осуществляет подготовку документов канцелярии к сдаче в архив;
• осуществляет хранение оригиналов документов университета: бланки дипломов, приказы, распоряжения, книги учета входящей и исходящей документации, учредительные документы; документы о собственности и вещном праве на объекты движимого и недвижимого имущества, положения о структурных подразделениях, договоры, заключенные на безвозмездной основе, лицензии на отдельные виды деятельности, правоустанавливающие документы на результаты интеллектуальной собственности (патенты, свидетельства);
• осуществляет хранение исполненных договоров согласно реестру, предоставляемого бухгалтерией университета;
• по запросу работников университета обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.